発表会を開催するまでにやることリスト約60コ

こんばんは。崔理英です。

 

発表会までにやらねばならないことが多くて準備に追われている気がするけど、一体どれだけあるのだろう?
と気になったのでリストアップしてみました。

発表会を開催するまでにやることリスト約60コ

まだ更新中なので約60コとしておきました。

なにはともあれホールの予約!:1年前〜半年前

・大まかな内容を決める
・日程を決める
・会場を予約する
・使用料を支払う(前払い分)
・出演者数や時間の確認
・予算案を組む
・出演生徒さんへの告知・案内

出演者と内容を決定:半年前〜1か月前

・演奏曲を決める
・開演時間、大まかな当日スケジュールを決める
・会費を決定、集める
・プログラムを組む(順番や休憩のタイミングなど)
・会場との打ち合わせ
・お花、記念品、写真などの検討・予約開始
・調律師さん、スタッフさんの予約、打ち合わせ
・(茶話会がある場合)場所やメニューの検討・予約

事務作業しっかり!:1か月前〜3日前

(イマココ!!)

・演奏時間を正確に把握
・プログラム作成・印刷
・リハーサル時間割作成
・当日の進行表作成
・当日の連絡事項作成
・各資料を出演者に配布
・お手伝いしてくれるスタッフさんの役割分担
・写真撮影の詳細決定(並び順など)
・アナウンス原稿作成
・案内状作成、お渡し&発送
・ホームページ、会場の案内など広報
・お花や記念品、お弁当などの最終確認
・予算の確認(問題無さそうか)
・最終打ち合わせ
・(可能な場合)リハーサル会やミニ弾きあい会

直前は焦らず余裕をもって。:3日前〜前日

・スケジュールの最終確認(演奏時間含む)
・準備物の確認(当日の貼り紙やプログラム、セロテープなど)
・買い出し(お菓子やお茶、紙コップなど)
・最終連絡、緊急事態への対応など

いよいよ!当日

家を出る前に

・忘れ物なく!
主催者・・・プログラム、文具類、買い出ししたもの、記念品、現金(当日支払い分や謝礼など)
出演者・・・衣装、靴、楽譜、ハンカチやカイロ、ビデオカメラやその他いろいろ・・・出演者も大変ですね!

開演前〜リハーサル中

・ホールの方やスタッフの方々にご挨拶
・調律やお花、写真撮影が予定通り進んでいるか確認
・プログラムを3つ折に(近年は当日皆でやっています)
・楽屋のセッティング(お茶、コップ、ゴミ袋など)
・受付や会場セッティング(客席ドアや貼り紙など)
・お弁当受け取り
・写真撮影のセッティングや確認

・リハーサルの音確認、セッティング確認
・リハーサルの演奏コメント(メモに書くことも)伝える

ようやく、無事開演!!

みんなが安心してのびのびと演奏できますように。

(演奏中も・・・)
・足台などセッティング
・進行表とズレがないか、滞りなく進んでいるか確認
・休憩時間や各部開始時間の調整(スタッフやアナウンスの方と連携)
・お客様対応
・演奏を聴きながらコメント記入

終演後

・記念品、お花を全員に渡す
・片付け、忘れ物チェック
・ゴミをまとめる
・当日分の支払いを済ませる
・生徒さんとお話(短い時間でも、直接会話します)、コメント用紙を渡す
・会場の方にご挨拶
・時間厳守!で退館
・(茶話会がある場合、その準備と進行、片付け)

終わりも美しく締めたいですね。:翌日〜1ヶ月後

・事後連絡、お礼
・後日分の支払いを済ませる
・会計のまとめ、立替分の精算
・写真を渡す
・感想、レポートなどをシェア
・発表会の経験を生かして次への相談、提案

・この頃には次回の発表会の1年前になっているので、スタートに戻る!

・・・と、書き出してみるとものすごい量でした!
しかもこの中には、出演者の「練習」や日々の「レッスン」はほとんど含まれていません。

いわゆる事務的な内容だけでもこんなにあるんですねぇ。
(しかも、いまの時期は一番やることが多いんですね。追われている気がしたのも納得です。)

お教室によって、もっといろいろあると思います。

せっかく書いたのでチェックリストとして使おうと思います。

発表会の運営スタイル

一言で発表会といっても、いろいろな運営方法があります。

私が小学生〜高校生の頃

にお世話になっていた先生の発表会は、
「母の会」というのがしっかりと存在していて、保護者の方がとくに中心になって発表会を運営されていました。

大学時代の先生の発表会

は、学生たちが運営。
例年、大学3年生の学年が幹事となって1年間ガッチリと運営していました。
この1年間の運営で、「自主コンサート」の基礎を学んだ!と話している人もいました。
どちらのプロ事務所の方ですか?と思うくらい完璧にやっていた後輩もいました(しかも演奏もすごく上手だという・・・)。

現在は

共催ですので講師2人が主に準備を行い、当日は保護者の方や卒業生、そして出演の生徒さんにも手伝ってもらって毎回無事に運営することができています。
とくに高校生くらいになるとこちらもかなり頼りにしてますので、いろいろ安心して頼むことができます。

今回の発表会もあと2週間、無事に当日を迎えられるように準備してまいります。

※追記 第7回 ピアノコンサート(発表会)

日時:2018年1月21日(日) 12:00 開演
会場:寝屋川アルカスホール

プログラムの詳細は近日中にこのブログにも掲載予定です。

追記:掲載しました!

どなたでもお越しいただけます。ご来場お待ちしております!

 

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